Nouveaux cahiers de travail électroniques à partir de 2020

2024 Auteur: James Gerald | [email protected]. Dernière modifié: 2024-01-12 17:42

Nous vous dirons quoi faire en cas de changement de méthode de tenue des dossiers du personnel. Quelle documentation est nécessaire pour que l'employeur reçoive des cahiers de travail électroniques à partir de 2020.

Soumission de documents

Il est devenu connu qu'à partir de 2020, les cahiers de travail électroniques seront valables. Il s'agit d'un document analogue au document papier traditionnel. On ne sait pas encore ce que les employeurs russes doivent faire, ni par où commencer la procédure d'enregistrement.

Le passage à un nouveau mode de tenue des dossiers peut être effectué par chacun sur une base volontaire. Vous pouvez également enregistrer un document papier. À partir de 2020, tous les employeurs doivent fournir chaque mois à la CRF des informations sur les changements de personnel survenus et sur le choix de l'employé quant à la méthode de tenue des registres, en particulier les cahiers de travail électroniques.

Instructions pas à pas

Chaque chef d'entreprise en passe de passer aux cahiers de travail électroniques à partir de 2020 doit savoir quoi faire dans ce cas et par où commencer. Les gestionnaires doivent étudier attentivement les instructions étape par étape ci-dessous.

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Créer des commandes

La première chose qu'un employeur doit commencer lorsqu'il passe aux cahiers de travail électroniques à partir de 2020 est de passer des commandes. Selon les documents, il sera déterminé ce qui doit être fait par des fonctionnaires spécifiques, en particulier les agents du personnel, les comptables, etc. Des ordres seront nécessaires:

• qui approuvera le plan d'action relatif à l'introduction du document du nouveau format;
• sur la nomination des personnes chargées de la maintenance des livres en format électronique.

Modifications des lois locales

Les actes locaux de l'entreprise sont également sujets à régularisation. Les documents suivants sont en cours de correction:

• les descriptions de poste des personnes officiellement responsables de la tenue des cahiers de travail électroniques et de la fourniture des formulaires de rapport;
• le flux de travail, à savoir le processus de formation de l'algorithme, ainsi que le calendrier de la documentation et de la fourniture d'informations;
• actes locaux contenant des données sur les documents de travail. Il peut s'agir de règles de travail internes ou d'instructions de workflow.

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Garantie de préparation à la transmission des données

Chaque employeur est tenu de s'assurer qu'il est prêt à fournir des informations sur les activités de travail pour les traiter et les stocker dans la base d'informations de l'autorité des pensions.

Il est également nécessaire de mettre en place une boîte aux lettres électronique afin que chaque employé puisse envoyer des demandes pour recevoir des informations sur les activités de travail.

Avis au personnel

Tout d'abord, il est important d'informer l'État que le format du document a changé depuis 2020 - c'est par cela que l'employeur doit commencer avant de faire quelque chose lorsqu'il passe aux cahiers de travail électroniques. Cela doit être fait avant juillet de cette année. Le format de notification est sélectionné indépendamment.

Les employés doivent être familiarisés avec le nouveau format de document, son fonctionnement et ce qu'il offre. Il est également important d'expliquer comment obtenir des informations sur l'emploi.

Après cela, chaque employé de l'entreprise doit soumettre une demande avant la fin de l'année en cours, dans laquelle il indique le format choisi pour le cahier de travail. Il est permis de partir comme avant, ou de basculer complètement vers le système électronique.

Il n'y a pas de formulaire fixe pour la demande, elle est rédigée sous n'importe quelle forme. Il est toujours recommandé de former un seul modèle de demande.

Avant de passer aux cahiers de travail électroniques, introduits à partir de 2020, il est important de bien vérifier les documents papier et de s'assurer qu'ils ont été correctement remplis et entretenus. Si nécessaire, corrigez et complétez les informations manquantes.

Dépôt des candidatures

D'ici le 31 décembre 2020, il est nécessaire d'organiser la réception des candidatures du personnel sur le choix du format des livres électroniques. Dans le cas où le salarié n'a pas présenté de demande pour un motif valable avant la période spécifiée, il a la possibilité de le faire à un autre moment.

Les bonnes raisons incluent: les congés de maladie, les vacances, les congés de maternité, ainsi que d'autres motifs pour lesquels l'employé a conservé son emploi.

Délivrance de documents papier

Tout le personnel ayant fait un choix en faveur du système électronique, avant le début de l'année prochaine, doit recevoir en main ses documents papier, qui doivent être signés dans le cahier d'enregistrement des mouvements des cahiers de travail. Il est également important d'y laisser une marque indiquant que l'employé a soumis une déclaration correspondante.

Le sort des documents papier

Il est important de noter que les documents papier peuvent continuer à être utilisés avec la version électronique. Les directeurs d'usine continueront de tenir des registres et les conserveront dans un endroit désigné. Au cours de cette année, qui a été annoncée comme une période de transition, les agents du personnel saisiront les informations à la fois sur papier et sous forme électronique.

Mais au début de l'année prochaine, seuls les salariés qui ont réussi à déposer une candidature avec une demande correspondante d'ici la fin de cette année pourront quitter le support papier. Tous les salariés qui n'auront pas notifié la direction de leur désir seront remis au travail.

Le système électronique est mis en place de manière continue et il sera possible à tout moment de passer du support papier à celui-ci. L'activité professionnelle des citoyens postulant pour un emploi en 2021 pour la première fois sera enregistrée uniquement dans le système électronique, aucune copie papier n'est fournie.

Chaque employé peut avoir besoin d'informations sur ses activités professionnelles. Pour l'obtenir, vous devez soumettre une demande à l'employeur avec la demande spécifiée.

À son tour, la direction de l'entreprise, dans les trois jours suivant la réception de la demande, est tenue de délivrer le document nécessaire au citoyen. Les informations doivent être certifiées par le sceau et signées par le responsable. Les informations peuvent également être fournies par voie électronique.

La direction de l'entreprise sera sanctionnée en cas de retard par sa faute dans la délivrance d'un document ou la fourniture d'informations sur les activités d'un salarié lors de son licenciement. Il est également responsable si:

• le document contient des informations inexactes sur le travail d'une personne ou le motif de la résiliation du contrat;
• dans le délai convenu, les informations sur l'activité professionnelle du citoyen n'ont pas été transmises ou n'ont pas été entièrement communiquées à l'autorité chargée des pensions.

Si le motif erroné du licenciement d'un citoyen devient un obstacle à l'emploi sur un autre lieu de travail, le tribunal peut ordonner à la personne de payer à la personne un montant égal au salaire moyen pour toute la période de ses "vacances" forcées.

Résumer

1. A partir de 2020, des cahiers de travail électroniques sont introduits. Le remplacement de l'ancien format de conservation des dossiers du personnel par un nouveau est effectué par les employés sur une base volontaire.
2. Ceux qui souhaitent passer à la forme électronique du document doivent en faire la demande avant la fin de l'année en cours. Dans ce cas, des cahiers de travail papier leur seront remis sous la signature dans le livre comptable.
3. Si l'employé n'a pas le temps de soumettre le document avant la date limite spécifiée, la conservation sur papier des enregistrements de son activité de travail demeure.
4. Le système électronique fonctionnera pour tout le personnel, y compris ceux qui ont décidé de conserver leur support papier. Dans ce cas, les agents du personnel sont tenus de remplir à la fois un livre traditionnel et de conserver des dossiers électroniques.
5. Vous pouvez enfin passer au nouveau format à tout moment.
6. Ceux qui commenceront à travailler en 2021 ne pourront plus recevoir de document papier. Leur activité sera enregistrée uniquement sous la forme d'un cahier de travail électronique.